Deutschland
Prozessdigitalisierung, Automatisierung
Ein mittelständisches Maschinenbauunternehmen stand vor der Herausforderung, zeitintensive und fehleranfällige Routinetätigkeiten in der Administration effizienter zu gestalten. Besonders zwei Kernprozesse verursachten einen hohen Aufwand: Zum einen mussten eingehende Lieferscheine, die in Papierform vorlagen, nach dem Scannen manuell umbenannt und in die richtigen Verzeichnisse abgelegt werden. Zum anderen war es notwendig, regelmäßig Exporte aus dem SAP-System manuell anzustoßen und die erzeugten Dateien für die Fachbereiche bereitzustellen. Diese Abläufe banden Kapazitäten, führten immer wieder zu Verzögerungen und waren nicht durchgehend zuverlässig. Das Unternehmen suchte daher nach einer Lösung, die beide Prozesse digitalisiert und weitgehend automatisiert, um die Mitarbeitenden zu entlasten und die Qualität zu steigern.
Das Projekt wurde entlang der Logondis Prozessautomatisierungs-Roadmap durchgeführt. Zu Beginn stand eine umfassende Prozess-Potential Analyse. Dabei zeigte sich, dass beide Prozesse ein sehr hohes Automatisierungspotenzial aufwiesen: Die Abläufe waren klar standardisierbar, versprachen eine deutliche Zeitersparnis und ließen sich durch technische Hilfsmittel weitgehend fehlerfrei gestalten.
Im nächsten Schritt wurden die Prozesse im Detail abgebildet und die relevanten Datenquellen identifiziert. Für die Lieferscheine bedeutete dies, dass der Scan-Vorgang als Auslöser für den Workflow definiert wurde, aus dem heraus die automatische Umbenennung und Ablage der Dateien erfolgte. Für den SAP-Prozess wurde festgelegt, dass Exporte durch einen systemseitigen Trigger automatisch gestartet und die erzeugten Dateien in ein standardisiertes Verzeichnis abgelegt werden. Um Transparenz zu gewährleisten, wurden Kontrollmechanismen wie Protokolle und Fehlermeldungen ergänzt.
Anschließend erfolgte der Tool-Check. Da der Kunde bereits in einer Microsoft-365-Umgebung arbeitete, fiel die Wahl auf Microsoft Power Automate. Mit dieser Lösung konnten die Workflows in die bestehende IT-Landschaft integriert werden. So werden die PDF-Dokumente nach dem Scannen automatisch verarbeitet und korrekt in SharePoint abgelegt. Zeitgleich erhält der zuständige Mitarbeiter eine Benachrichtigung in Microsoft Teams. Der SAP-Export wird ebenfalls durch Power Automate gesteuert und stellt die Exportdateien in Echtzeit zur Verfügung, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.
Im Rahmen der Performance Analyse wurden die Prozesse unter Realbedingungen getestet. Dabei ging es vor allem darum zu prüfen, ob die automatische Benennung auch bei Sonderzeichen in Dateinamen zuverlässig funktioniert, ob die Benachrichtigungen in Teams jedes Mal korrekt ausgelöst werden und ob die Exportdateien aus SAP in dem benötigten Format vorliegen. Nach kleineren Anpassungen konnten beide Workflows stabil und fehlerfrei betrieben werden.
Zum Abschluss des Projekts wurden die Mitarbeitenden geschult und in die neuen Prozesse eingeführt. Sie erhielten klare Anleitungen, welche Daten notwendig sind, wie die Automatisierung ausgelöst wird und wo die Ergebnisse zur Verfügung stehen.
Die erzielten Ergebnisse waren eindeutig. Die Ablage von Lieferscheinen, die früher mehrere Minuten pro Dokument in Anspruch nahm, erfolgt nun innerhalb weniger Sekunden. Fehler, die zuvor durch falsche Benennungen oder Ablagen entstanden, treten nicht mehr auf. Gleichzeitig sorgt die automatische Teams-Benachrichtigung dafür, dass Mitarbeitende sofort informiert werden, sobald neue Dokumente zur Verfügung stehen. Auch der SAP-Export läuft inzwischen vollkommen automatisiert, sodass die erforderlichen Daten ohne Verzögerung bereitstehen und zuverlässig weiterverarbeitet werden können.
Das Projekt verdeutlicht, wie durch den gezielten Einsatz von Automatisierungstools erhebliche Effizienzgewinne realisiert werden können. Mit vergleichsweise einfachen Mitteln gelang es, zwei aufwändige Routineprozesse vollständig zu digitalisieren. Das Unternehmen profitiert nun von einer deutlichen Zeitersparnis, einer gleichbleibend hohen Datenqualität und einer Entlastung seiner Mitarbeiter, die sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
Jetzt einfach & unverbindlich